Je kunt kiezen uit twee licenties:
- Basislicentie (Basic): deze is voor onze organisatie gratis, omdat we de non-profit status bij Microsoft hebben.
- Uitgebreide licentie (Standard), hier zijn kosten aan verbonden. Op dit moment (12 februari 2021) is dat 4,40 euro per licentie per maand, exclusief BTW.
Details ‘Basic’
Met ‘Basic’ heb je de volgende programma’s tot je beschikking:
Teams: met dit programma kun je eenvoudig groeps-chats houden, online vergaderen en (Microsoft) bestanden delen. Oftewel: vanuit Teams gezamenlijk werken in Word-, Excel- of PowerPointdocumenten. Ieder bestand dat je deelt, wordt opgeslagen in de Teams OneDrive en een SharePointomgeving.
OneDrive: je online opslagdienst. Oftewel: de ‘Cloud’. Door documenten in de Cloud op te slaan, kun je ze vanaf verschillende apparaten oproepen en bewerken. Via de onlineversie van OneDrive heb je ook toegang tot de gratis onlineversies van Word, Excel en PowerPoint. Je kunt met deze versie je documenten in de Cloud inzien en bewerken of ze downloaden naar je pc en met een eigen applicatie bewerken. Eenmaal gedownloade bestanden worden niet automatisch gesynchroniseerd met je cloud, je moet ze echt handmatig weer terugzetten.
SharePoint: je beveiligde en LOTUS-brede bewaarplaats voor documentatie. In SharePoint kun je groepen gebruikers maken met verschillende rechten voor bijvoorbeeld lezen en bewerken van documenten. Deel je je documenten via Teams, dan is het niet per se noodzakelijk om die documenten rechtstreeks in SharePoint te beheren. Dat gebeurt dan vanuit Teams.
Outlook: het mailprogramma van Microsoft. Je hebt toegang tot de webversie via de exchange server. Dat betekent dat je mailbox altijd en overal gesynchroniseerd is. In Outlook zit ook een agenda en de mogelijkheid om taken aan te maken.
(Online) Office: je hebt de beschikking over een beperkte versie (webversie) van Word, Excel en PowerPoint.
-Word: voornamelijk voor het maken van teksten (brieven, nota’s, verslagen etc.)
-Excel: het rekenprogramma, voor het maken van spreadsheets, tabellen, overzichten etc.
-PowerPoint: voor het maken van presentaties op basis van het ‘dia-principe’. Je maakt ‘slides’ waarin je tekst, foto’s, grafieken, links en zelfs audio- en videofragmenten kunt opnemen. Je kunt je bestanden opslaan als PowerPoint-bestand, maar bijvoorbeeld ook je afzonderlijke dia’s opslaan als plaatje (jpg).
Details ‘Standard’
Het pakket ‘Standard’ bevat, naast alle onderdelen in het basispakket ‘Basic’, ook nog een aantal extra’s:
OneDrive: het synchroniseren van de bestanden op je pc en in de Cloud gebeurt automatisch.
Outlook: de uitgebreide versie wordt geïnstalleerd op je pc.
Je kunt in deze uitgebreide Outlook ook eenvoudig je andere e-mailboxen koppelen, zoals bijvoorbeeld een Gmail-account of – in ons geval – een organisatielotus.nl account.
Office: de normale, bekende versies van Word, Excel en PowerPoint. Het Office pakket wordt op je pc geïnstalleerd. Je hebt de beschikking over meer geavanceerde functies, zoals het plaatsen van filters in Excel, het gebruik van specifieke opmaakfuncties in Word etc. Heb je zelf al een Office-licentie op je pc, dan heb je dit extra pakket niet nodig. Je kunt dan eenvoudigweg het benodigde document uit de gedeelde omgeving (Teams of SharePoint) naar je eigen pc downloaden, lokaal bewerken en dat vervolgens weer terugplaatsen in de gedeelde omgeving.
Access: een zogenoemd informatie management systeem, waarmee je zelf je databases bouwt. Je gebruikt Access voor het opslaan en analyseren van data die je verzamelt. Access werkt op basis van tabellen, waarin je data invoert. Naast tabellen kun je ook formulieren bouwen, die als een schilletje werken op je tabellen. Gegevens die via een formulier ingevuld worden, komen automatisch in de juiste tabellen terecht.
Access is niet – zoals de overige Officeprogramma’s – erg intuïtief opgezet en vraagt wel om een behoorlijke (zelf)training of instructie. Je moet je dus heel goed afvragen of je dit pakket wilt gaan gebruiken.
Voor de duidelijkheid: de applicatie is beschikbaar en vrij te gebruiken binnen deze licentie, alleen zal er vanuit de organisatie LOTUS geen ondersteuning op het gebruik van deze applicatie worden gegeven.